Pracownik przebywający w delegacji ponosi pewne koszty życia, do pokrycia których zobowiązany jest pracodawca. Z podróżami służbowego wiążą się zarówno stałe, jak i nieprzewidziane wydatki. Pracownik może wykonywać na polecenie pracodawcy różne zadania zawodowe poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy. Aby mu to umożliwić, pracodawca musi wypłacać zatrudnionym osobom należności z tytułu podróży służbowej. Odbywa się to zgodnie z zasadami ustalonymi w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania oraz układzie zbiorowym pracy.
Koszty ponoszone przez pracownika w delegacji
Jeżeli firma nie posiada własnych regulacji w zakresie podróży służbowych, powinna stosować się do przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25 października 2022 roku. Uwzględnia ona kwestie związane z należnościami przysługującymi pracownikom, którzy są zatrudnieni w samorządowej lub państwowej jednostce sfery budżetowej. Takim osobom przysługują diety, a tym samym ekwiwalent kosztów wyżywienia. Koszty życia na delegacji obejmują też wszelkie przejazdy i dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz noclegi pracownicze. Do tego należy doliczyć wszystkie inne udokumentowane wydatki, uznane lub ustalone przez pracodawcę odpowiednio dla potrzeb pracownika.
Koszty transportu w delegacji
Za określenie środka transportu w podróży służbowej odpowiada pracodawca. Pracownik ma prawo zwrotu ponoszonych kosztów przejazdu na podstawie udokumentowanych biletów lub faktur. Pracodawca może wyrazić zgodę, aby osoba przebywająca w delegacji korzystała z własnego samochodu osobowego. W takiej sytuacji liczba pokonanych kilometrów jest mnożona przez stawkę za kilometr, która z kolei nie może być wyższa od tej ustalonej przez Ministra Infrastruktury w rozporządzeniu z 25 marca 2002 roku o warunkach ustalania i sposobach dokonywania zwrotu kosztów za używanie w celach służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Konieczne jest też zwrócenie innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków na transportu. Dotyczy to np. opłat za bagaż, miejsca parkingowe, postój w strefach płatnego parkowania czy przejazdy autostradami i płatnymi drogami.
Koszty noclegu podczas delegacji
Pracodawca musi zwrócić pracownikowi za wynajęty hotel pracowniczy, czyli poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem. Wysokość kwoty za jedną noc nie może przy tym przekraczać dwudziestokrotności diety. Jeżeli osobom przebywającym w delegacji nie zostaną zapewnione pokoje pracownicze i nie przedstawią one rachunku za nocleg, przysługuje im ryczałt o równowartości 150% diety. Obecnie celem bardzo wielu podróży służbowych jest teren Trójmiasta. Poszukując mieszkania dla pracowników na czas delegacji, warto zainteresować się ofertą firmy Work Hostels. W jej zasobach znaleźć można kwatery pracownicze w Gdańsku, które posiadają kompletne wyposażenie oraz bardzo dobrą lokalizację.
Koszty diety w czasie delegacji
Dieta krajowa za dobę podróży służbowej wynosi 45 zł, co stanowi stawkę minimalną. Pracodawca może zadecydować o ustaleniu wyższej kwoty. Jeżeli podróż trwa poniżej 8 godzin, dieta nie przysługuje. Od 8 do 12 godzin pracownikowi przysługuje 50% diety, a powyżej 12 godzin dieta w pełnej wysokości. Jeżeli delegacja na terenie kraju trwa powyżej jednej doby, za każdą kolejna zapewniana jest dieta w pełnej wysokości. W przypadku doby niepełnej do 8 godzin, pracownikowi przysługuje 50% diety. Jeżeli wyżywianie osoby zatrudnionej jest bezpłatne, dietę można obniżyć. Dotyczy to np. sytuacji, gdy wynajęty zostanie hostel dla pracowników z wyżywieniem. Za śniadanie i kolację można odjąć po 25% diety, a za obiad 50% diety. Jeżeli w czasie delegacji za granicą pracownik będzie miał wypadek, za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym ośrodku leczniczym przysługuje mu 25% diety. Zwrot kosztów leczenia występuje tylko w przypadku ich udokumentowania. Pracownik nie może przy tym domagać się zwrotu wydatków np. za leki, których zakup nie był konieczny.