Każdy przedsiębiorca chciałby maksymalną ilość czasu poświęcić na rozwój swojej firmy. Oczywiście nie jest to możliwe, ponieważ prowadzenie biznesu to również obowiązki, które spoczywają na jego barkach. Mamy tu na myśli szereg zagadnień dotyczących ewidencji przychodów i wydatków, a więc wystawianie faktur, paragonów fiskalnych, generowanie deklaracji VAT itd. Dopóki firma jest niewielka zapanować nad tym jest dość prosto. Co innego, gdy ilość faktur VAT, dokumentów kosztowych zaczyna nas przytłaczać. Wówczas z pomocą przychodzą specjalne programy, którym poświęcimy poniższy tekst.
Czym dokładnie jest program do fakturowania?
Osoby, które nigdy nie prowadziły własnej firmy, mają pełne prawo nie wiedzieć do czego dokładnie służą tego typu programy. W dużym uproszczeniu są to aplikacje dostępne online, które po założeniu konta umożliwiają prowadzenie ewidencji przychodów, szybkie wystawianie faktur, generowanie i drukowanie potrzebnych dokumentów. Wprowadzając do systemu dane kontrahenta pozostaną one zapisane na poczet kolejnych operacji.
Za każdym razem chcąc wystawić fakturę wystarczy, że podamy jego nazwę, a system odnajdzie dane płatnika. Nam pozostanie jedynie wpisać kwotę na fakturze. To niezwykle użyteczna funkcja wszędzie tam, gdzie ma miejsce wystawianie faktur cyklicznych dla stałych kontrahentów.
Jakie funkcjonalności podstawowe zawiera dobry program do wystawiania faktur?
Gdybyśmy próbowali zebrać wszystkie dostępne funkcje i możliwości programu do wystawiania dokumentów powstałby o tym osobny tekst. Dlatego skupimy się na tych, które są najważniejsze z punktu widzenia potrzeb większości małych i średnich firm.
– fakturowanie i wysyłanie faktur: (faktur sprzedażowych, faktur zaliczkowych, do tej grupy zaliczyć należy również faktury cykliczne),
– ewidencja środków trwałych,
– generowanie i wysyłanie plików JPK,
– ewidencja dokumentów magazynowych,
– prowadzenie tzw. kilometrówki. O ile w firmie są auta firmowe będzie to nieoceniona pomoc.
– integracja z systemami bankowymi (otrzymuj pieniądze z wystawionych faktur tak szybko, jak to możliwe).
– integracja z zewnętrznymi systemami księgowymi (Insert, enova365, Comarch Erp),
– współpraca z drukarkami fiskalnymi,
– kalendarz płatności, dzięki któremu zyskujemy pewność, że nie przeoczymy terminów.
Osoby zainteresowane bliższymi szczegółami działania programów, które umożliwiając szybkie wystawienie faktury VAT z dowolnego komputera, a nawet smartfona odsyłamy do poniższego artykułu:
https://www.rafsoft.net/programy-do-fakturowania-najlepszy-sposob-by-ulatwic-sobie-fakturowanie-i-oszczedzac-czas-na-wazniejsze-sprawy/
Wystawianie faktur – bezpłatny program vs płatny
Z całą pewnością możliwość zaoszczędzenia wydaje się kusząca. Nie mniej jednak musimy zdawać sobie sprawę, że najprawdopodobniej za owym „za darmo” kryje się jakiś haczyk. Z reguły jest to mocno ograniczona funkcjonalność np. miesięczny limit w wystawianiu faktur ograniczony do 5 sztuk. W przypadku uproszczonej księgowości taki pakiet może się sprawdzić przez pierwsze kilka tygodni, ale wcześniej czy później okaże się niewystarczający. Darmowy program warto natomiast potraktować jako pewnego rodzaju test. Dobry program ma być przede wszystkim prosty i intuicyjny w obsłudze. Tylko wówczas spełni pokładane w nim nadzieje.
Planując zakup dostępu do jednego z programów staraj się dopasować go do własnych potrzeb. Zbyt duża ilość funkcji może zwyczajnie nie być nam potrzebna a przez to uczyni całość zbyt skomplikowaną.
Automatyczne kontrolowanie danych kontrahenta
Wystawianie faktur nie należy może do czynności trudnych, o ile mamy ich do wystawienia kilka w miesiącu.
Co innego, gdy w firmie korzystamy z różnych rodzajów faktur (faktury cyklicznie, faktury zaliczkowe) dla wielu kontrahentów. Wówczas zapanować nad tym może być dużo trudniej. I tu z pomocą przychodzi m.in. wspomniane automatyczne kontrolowanie danych kontrahenta. Integracja programu z bazami VAT, CEIDG pozwala w ciągu kilku sekund sprawdzić status kontrahenta jako podatnika VAT.
Po czym poznać, że nadszedł czas zakupu dostępu do jednego z programów do wystawiania faktur?
W codziennej pogoni za bieżącymi sprawami może być trudno znaleźć chwilę na to, aby postawić sobie pytanie.
Czy nie lepiej byłoby uporządkować sprawy związane z dokumentami w firmie? Wówczas mamy dwie opcje:
– biuro rachunkowe, które zdejmie z nas całość spraw związanych z księgowaniem, przygotowywaniem deklaracji i innych dokumentów w tym na potrzeby kontroli skarbowej.
– program online, o ile skala działalności naszej firmy na to pozwala.
Oba rozwiązania zapewniają oszczędność czasu, przy czym program online jest tańszy.
I tak doszliśmy do punktu, który z reguły interesuje przedsiębiorców. Nikt nie lubi przepłacać.
Programy do wystawiania faktur mają to do siebie, że mają bardzo wysoki stosunek jakości do ceny, jaką należy za nie zapłacić. Dostęp online daje tę przewagę, że z programu mogą korzystać jednocześnie setki firm. To z kolei przekłada się na możliwość zaoferowania bardzo konkurencyjnej ceny usług. Dodatkowo programy te dostępne są w modelu abonamentowym, który nie wymaga sięgnięcia jednorazowo po większą kwotę.
O jakich kwota mowa? I tu mamy dla czytelników miłą niespodziankę. Podstawową wersję programu do wystawiania faktur możemy nabyć już kilkanaście złotych miesięcznie. Dodatkowo bardzo często możemy skorzystać z okresu próbnego, który pozwala nam zapoznać się z funkcjonalnością programu i zrezygnować z niego bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów.
Podsumowując program do wystawiania faktur jest inwestycją, która daje przedsiębiorcy szereg korzyści w cenie, którą trudną nazwać kosztem stałym. 20 zł miesięcznie to tyle ile kosztuje kawa w jednej z popularnych sieci kawiarni.